Points clés
- Les auditeurs veulent la preuve que le bon travail a été effectué à temps, par des personnes qualifiées, en suivant la procédure approuvée, avec des enregistrements pour le prouver.
- Un CMMS produit cette preuve comme sous-produit du travail normal : inspections planifiées, POS numériques, horodatages, approbations et une piste d'audit automatique.
- Le contrôle de version sur les POS garantit que les techniciens suivent toujours la procédure approuvée actuelle.
- Les sous-traitants et fournisseurs doivent être tenus au même standard, avec leurs certificats et performances suivis dans le même système.
Ce que les auditeurs recherchent réellement
Que l'audit soit interne, d'un client, d'un assureur ou d'un régulateur, les questions sont largement les mêmes :
- Y a-t-il un registre complet des actifs concernés, comme les systèmes d'incendie, les ascenseurs, les équipements médicaux ou les récipients sous pression ?
- Les inspections et maintenances requises ont-elles été effectuées à la fréquence requise ?
- Qui a effectué le travail, et était-il qualifié ou certifié ?
- La procédure approuvée a-t-elle été suivie, et quelle version ?
- Des défauts ont-ils été détectés, et ont-ils été résolus ?
- Pouvez-vous montrer tout cela rapidement, sans lacunes ?
Les éléments fondamentaux de la conformité dans un CMMS
1. Calendriers de conformité
Mettez chaque inspection statutaire et contractuelle sur un calendrier récurrent par rapport aux bons actifs, avec des alertes avant les dates d'échéance. Le travail de conformité en retard devrait être impossible à manquer.
2. POS numériques avec contrôle de version
Joignez les procédures opérationnelles standard et les listes de contrôle aux types de travaux, afin que les techniciens voient les bonnes étapes sur l'application mobile pendant qu'ils travaillent. Lorsqu'une procédure change, publiez une nouvelle version et conservez l'ancienne en dossier. Le travail indique alors quelle version a été suivie.
3. Preuves capturées sur le terrain
Les réponses aux listes de contrôle, les relevés, les photos, les horodatages et les approbations enregistrés sur le terrain sont bien plus convaincants qu'un formulaire rempli plus tard au bureau.
4. Une piste d'audit automatique
Chaque activité, modification et décision est enregistrée : qui a créé, modifié, approuvé et fermé chaque enregistrement, et quand. Personne n'a besoin de se souvenir de le documenter.
5. Conformité des sous-traitants et fournisseurs
Si des sous-traitants effectuent une partie du travail, suivez leurs certificats, contrats et performances aux côtés de ceux de votre équipe. Voir Contrats et SLA.
6. Rapports à la demande
Générez des rapports de conformité par site, classe d'actifs ou période chaque fois qu'un auditeur ou un client le demande, au lieu de les assembler manuellement.
Où cela compte le plus
- Secteur de la santé : maintenance des équipements biomédicaux, étalonnage et systèmes de bâtiment qui affectent la sécurité des patients.
- Gestion des installations : sécurité incendie et sauvetage, ascenseurs et contrats SLA avec les propriétaires d'immeubles.
- Fabrication : machinerie critique pour la sécurité, sécurité alimentaire et systèmes de qualité.
- Hôtellerie : sécurité des clients, hygiène et normes de marque dans tous les établissements.
Une liste de contrôle de préparation aux audits
- 1
Énumérez ce qui est dans le périmètre
Identifiez les réglementations, normes et contrats applicables, ainsi que les actifs qu'ils couvrent.
- 2
Enregistrez et étiquetez ces actifs
Assurez-vous que chaque actif dans le périmètre figure dans le registre des actifs avec ses documents et certificats.
- 3
Planifiez chaque inspection requise
Configurez des tâches récurrentes à la fréquence requise avec des rappels avant les dates d'échéance.
- 4
Numérisez les procédures
Transformez les POS en listes de contrôle attachées aux types de tâches, sous contrôle de version.
- 5
Appliquez les règles de clôture
Exigez l'achèvement de la liste de contrôle, des photos et une approbation avant que les tâches de conformité puissent être fermées.
- 6
Effectuez un audit simulé
Extrayez les rapports qu'un auditeur demanderait et corrigez les lacunes avant le vrai audit.
Conformité dans e-maintain
Gestion de la conformité et des audits dans e-maintain comprend des vérifications de conformité automatisées, la gestion de la documentation de conformité, la gestion numérique des POS avec contrôle de version, une piste d'audit complète, des outils d'assurance qualité, le suivi de la conformité des fournisseurs et des prestataires, et des rapports de conformité à la demande. Combinée avec un contrôle d'accès basé sur les rôles et des enregistrements d'activité complets, elle vous maintient prêt pour les audits chaque jour plutôt que seulement avant un audit.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une piste d'audit dans un CMMS ?
Un journal chronologique et automatique de chaque action sur un enregistrement : qui l'a créé, ce qui a été modifié, qui l'a approuvé et quand il a été fermé. Elle prouve l'historique de chaque actif et tâche sans dépendre de notes manuelles.
Qu'est-ce que la gestion numérique des POS ?
Stocker les procédures opérationnelles normalisées dans le système de maintenance, les joindre aux tâches où elles s'appliquent, et contrôler les versions afin que les techniciens suivent toujours la procédure approuvée actuelle.
Un CMMS peut-il aider aux audits ISO ?
Un CMMS ne vous certifie pas, mais il fournit une grande partie des preuves que les audits de systèmes de gestion demandent, comme les procédures contrôlées, les enregistrements de maintenance planifiée, la compétence du personnel et les actions correctives.