النقاط الرئيسية
- يريد المدققون إثباتًا بأن العمل الصحيح تم إنجازه في الوقت المحدد، من قبل أشخاص مؤهلين، متبعين الإجراء المعتمد، مع سجلات توضح ذلك.
- ينتج نظام CMMS هذا الإثبات كمنتج ثانوي للعمل العادي: الفحوصات المجدولة، والإجراءات الموحدة الرقمية، والطوابع الزمنية، والموافقات، وسجل التدقيق التلقائي.
- يضمن التحكم بالإصدارات في الإجراءات الموحدة أن الفنيين يتبعون دائمًا الإجراء المعتمد الحالي.
- يجب أن يتم تطبيق نفس المعايير على المقاولين والموردين، مع تتبع شهاداتهم وأدائهم في نفس النظام.
ما يبحث عنه المدققون فعليًا
سواء كان التدقيق داخليًا أو من عميل أو شركة تأمين أو جهة تنظيمية، فإن الأسئلة تكون متشابهة بشكل عام:
- هل هناك سجل كامل للأصول في النطاق، مثل أنظمة الحريق أو المصاعد أو المعدات الطبية أو أوعية الضغط؟
- هل تمت الفحوصات والصيانة المطلوبة بالتكرار المطلوب؟
- من قام بالعمل، وهل كان مؤهلًا أو معتمدًا؟
- هل تم اتباع الإجراء المعتمد، وأي إصدار؟
- هل تم العثور على عيوب، وهل تم إغلاقها؟
- هل يمكنك إظهار كل هذا بسرعة، بدون فجوات؟
اللبنات الأساسية للامتثال في نظام CMMS
1. جداول الامتثال
ضع كل فحص وصيانة قانونية وتعاقدية على جدول متكرر مقابل الأصول الصحيحة، مع تنبيهات قبل تواريخ الاستحقاق. يجب أن يكون من المستحيل تفويت عمل الامتثال المتأخر.
2. الإجراءات الموحدة الرقمية مع التحكم بالإصدارات
أرفق الإجراءات الموحدة والقوائم التحقق بأنواع الوظائف، بحيث يرى الفنيون الخطوات الصحيحة على تطبيق الهاتف المحمول أثناء عملهم. عند تغيير الإجراء، انشر إصدارًا جديدًا واحتفظ بالإصدار القديم في السجل. ثم تظهر الوظيفة أي إصدار تم اتباعه.
3. الأدلة المجمعة في الوظيفة
إجابات قائمة التحقق والقراءات والصور والطوابع الزمنية والموافقات المسجلة في الميدان أكثر إقناعًا من نموذج ملأ لاحقًا في المكتب.
4. سجل التدقيق التلقائي
يتم تسجيل كل نشاط وتغيير وقرار: من أنشأ وغيّر وأقرّ وأغلق كل سجل، ومتى. لا يحتاج أحد إلى تذكر توثيقه.
5. امتثال المقاول والمورد
إذا قام المقاولون من الباطن بجزء من العمل، فتابع شهاداتهم وعقودهم وأدائهم جنبًا إلى جنب مع فريقك. انظر العقود والاتفاقيات.
6. التقارير عند الطلب
أنشئ تقارير الامتثال حسب الموقع أو فئة الأصول أو الفترة الزمنية عند طلب المدقق أو العميل، بدلاً من تجميعها يدويًا.
حيث يهم الأمر أكثر
- الرعاية الصحية: صيانة المعدات الطبية الحيوية والمعايرة وأنظمة المبنى التي تؤثر على سلامة المريض.
- إدارة المرافق: أنظمة السلامة من الحرائق وسلامة الأرواح، والمصاعد، واتفاقيات مستوى الخدمة التعاقدية مع ملّاك المباني.
- التصنيع: الآلات ذات الأهمية الحرجة للسلامة، وسلامة الغذاء، وأنظمة الجودة.
- الضيافة: سلامة الضيوف والنظافة ومعايير العلامة التجارية في جميع المنشآت.
قائمة التحقق من الجاهزية للتدقيق
- 1
حدد ما هو ضمن النطاق
حدد اللوائح والمعايير والعقود المعمول بها والأصول التي تغطيها.
- 2
سجّل الأصول وضع عليها العلامات
تأكد من أن كل أصل ضمن النطاق موجود في سجل الأصول مع وثائقه وشهاداته.
- 3
جدول كل عملية تفتيش مطلوبة
عيّن الوظائف المتكررة بالتكرار المطلوب مع تذكيرات قبل تواريخ الاستحقاق.
- 4
رقمنة الإجراءات
حول إجراءات التشغيل الموحدة إلى قوائم تحقق مرفقة بأنواع الوظائف تحت التحكم في الإصدار.
- 5
فرض قواعد الإغلاق
اطلب إكمال قائمة التحقق والصور والموافقة قبل إغلاق وظائف الامتثال.
- 6
إجراء تدقيق وهمي
اسحب التقارير التي قد يطلبها المدقق وأصلح الفجوات قبل التدقيق الفعلي.
الامتثال في e-maintain
تتضمن إدارة الامتثال والتدقيق في e-maintain فحوصات امتثال آلية، وإدارة وثائق الامتثال، وإدارة إجراءات التشغيل القياسية الرقمية مع التحكم في الإصدارات، ومسار تدقيق كاملاً، وأدوات ضمان الجودة، وتتبع امتثال الموردين والمقاولين، وتقارير امتثال عند الطلب. وبالاقتران مع التحكم في الوصول القائم على الأدوار والسجلات الكاملة للأنشطة، تبقيك جاهزاً للتدقيق كل يوم، لا قبل التدقيق فقط.
الأسئلة الشائعة
ما هو مسار التدقيق في نظام CMMS؟
سجل زمني تلقائي لكل إجراء على سجل: من أنشأه وما تم تغييره ومن وافق عليه ومتى تم إغلاقه. يثبت تاريخ كل أصل وعمل دون الاعتماد على الملاحظات اليدوية.
ما هي إدارة إجراءات التشغيل الموحدة الرقمية؟
تخزين إجراءات التشغيل الموحدة في نظام الصيانة وإرفاقها بالوظائف التي تنطبق عليها والتحكم في الإصدارات بحيث يتبع الفنيون دائمًا الإجراء المعتمد الحالي.
هل يمكن لنظام CMMS أن يساعد في تدقيقات ISO؟
نظام CMMS لا يجعلك معتمدًا، لكنه يوفر الكثير من الأدلة التي تطلبها تدقيقات نظام الإدارة، مثل الإجراءات المضبوطة وسجلات الصيانة المخطط لها وكفاءة الموظفين والإجراءات التصحيحية.