Politique de confidentialité

Qui nous sommes et ce que couvre cette politique

e-maintain est une plateforme CMMS-CAFM-EAM exploitée par Bitminds, éditeur de logiciels basé aux Émirats arabes unis. Cette politique explique comment nous traitons les informations personnelles sur ce site et sur l'ensemble de la plateforme e-maintain. Notre application mobile fait l'objet d'une politique distincte, disponible sur e-maintain.com/app-privacy, qui détaille les autorisations de l'application, les données de localisation et la suppression de compte.

Notre rôle et celui de nos clients

Lorsqu'une organisation souscrit à e-maintain, c'est elle qui décide des données versées dans son espace de travail et des personnes qui peuvent y accéder : elle est le responsable du traitement et nous agissons comme sous-traitant, en traitant ces données uniquement selon ses instructions documentées. Nous sommes responsables du traitement pour les informations que nous collectons directement : demandes via le site, demandes de démonstration, identifiants de compte, journaux techniques et de sécurité.

Les informations que nous collectons

Nous ne collectons que ce qui est nécessaire pour vous répondre et faire fonctionner le service :

• Les informations que vous nous transmettez — nom, société, fonction, adresse e-mail, numéro de téléphone et contenu de votre message lorsque vous nous contactez, réservez une démonstration ou vous abonnez aux actualités.
• Les informations de compte — les identifiants et les éléments de profil créés pour vous lorsque votre organisation configure son espace de travail.
• Le contenu de l'espace de travail — ordres de travail, actifs, inspections, pièces jointes et enregistrements associés saisis par votre organisation dans la plateforme.
• Les données techniques — adresse IP, type de navigateur et d'appareil, système d'exploitation, page de provenance, pages consultées et temps passé, collectés via les journaux serveur et les outils d'analyse.
• Les cookies et technologies similaires — voir la section ci-dessous.

Comment nous utilisons vos informations

Nous utilisons les informations dont nous disposons pour :

• répondre aux demandes de démonstration, aux questions et aux tickets d'assistance ;
• fournir, exploiter, maintenir et améliorer la plateforme et ce site ;
• assurer la sécurité du service — prévenir la fraude, les abus et les accès non autorisés ;
• envoyer les messages de service et les notifications obligatoires concernant votre compte ;
• envoyer des actualités produit et des communications marketing uniquement si vous y avez consenti, avec possibilité de désinscription à tout moment ;
• respecter nos obligations légales et réglementaires.

Nous ne vendons pas vos informations personnelles, nous ne les partageons pas avec des courtiers en données et nous ne les utilisons pas pour créer des profils publicitaires.

Bases légales du traitement

Lorsque le RGPD, la loi émiratie sur la protection des données personnelles, la PDPL saoudienne ou une législation similaire s'applique, nous nous appuyons sur : l'exécution du contrat, pour fournir le service souscrit par vous ou votre organisation ; nos intérêts légitimes, pour sécuriser et améliorer la plateforme, mis en balance avec vos droits ; votre consentement, pour le marketing et les cookies non essentiels, que vous pouvez retirer à tout moment ; et l'obligation légale, lorsque la loi nous impose de conserver ou de divulguer des données.

Cookies et mesure d'audience

Ce site utilise des cookies essentiels à son fonctionnement ainsi que des outils d'analyse qui nous aident à comprendre quelles pages sont utiles. Les données d'analyse sont agrégées et ne servent pas à constituer des profils publicitaires. Vous pouvez bloquer ou supprimer les cookies dans les paramètres de votre navigateur ; les cookies essentiels ne peuvent être désactivés sans affecter le fonctionnement du site.

Partage de vos informations

• Avec les prestataires qui travaillent pour notre compte — hébergement, envoi d'e-mails, analyse d'audience et outils d'assistance — sous contrat, tenus à la confidentialité et sans droit d'utiliser vos données pour leur propre compte.
• Avec votre organisation, lorsque vous utilisez la plateforme via un espace de travail qu'elle contrôle.
• Pour des motifs juridiques — pour respecter la loi, une injonction ou une procédure similaire, ou de bonne foi pour protéger nos droits, votre sécurité ou celle d'autrui, ou pour enquêter sur une fraude.
• En cas de fusion, d'acquisition ou de cession d'actifs, l'acquéreur restant lié par cette politique ou vous informant avant tout changement substantiel.

Transferts internationaux

Nous sommes établis aux Émirats arabes unis et faisons appel à des prestataires susceptibles de traiter des données ailleurs, notamment dans l'Espace économique européen et aux États-Unis. Lorsque nous transférons des données personnelles hors frontières, nous recourons à une garantie reconnue — décision d'adéquation, clauses contractuelles types ou mécanisme équivalent — afin que vos données conservent le même niveau de protection. Contactez-nous pour connaître la garantie applicable à un transfert précis.

Durées de conservation

• Demandes de contact et de démonstration — jusqu'à 24 mois après votre dernier échange avec nous.
• Données de compte — tant que votre compte est actif, puis supprimées ou anonymisées dans les 90 jours suivant sa clôture.
• Contenu de l'espace de travail — tant que l'abonnement de votre organisation est actif, puis restitué ou supprimé dans les 90 jours, sauf instruction contraire de sa part.
• Journaux serveur, de sécurité et d'accès — jusqu'à 12 mois.
• Documents que la loi nous impose de conserver — pendant la durée prévue par la réglementation applicable.

Stockage et sécurité des données

Vos informations sont chiffrées en transit et au repos, et l'accès est limité au personnel autorisé d'e-maintain, selon le principe du besoin d'en connaître. Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées contre tout accès non autorisé, altération, divulgation ou perte, nous les réexaminons régulièrement et nous maintenons un processus de réponse aux incidents — incluant la notification à vous-même et à l'autorité compétente en cas de violation de données personnelles lorsque la loi l'exige. Aucun système n'étant totalement sûr, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos informations personnelles, leur rectification, leur suppression, la limitation du traitement ou vous y opposer, en obtenir une copie dans un format portable, ou retirer un consentement déjà donné. Écrivez à info@e-maintain.com : nous répondons sous 30 jours, la première demande est gratuite et l'exercice de vos droits n'entraînera jamais une réduction du service. Si les données se trouvent dans l'espace de travail d'un employeur, nous lui transmettons votre demande et l'accompagnons dans sa réponse. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de votre autorité de protection des données — aux Émirats arabes unis, le UAE Data Office.

Enfants

e-maintain est un outil professionnel destiné à des adultes en activité. Il ne s'adresse pas aux enfants et nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles concernant des personnes de moins de 16 ans. Si nous constatons que c'est le cas, nous les supprimons sans délai.

Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. La nouvelle version est publiée sur cette page avec une date d'entrée en vigueur actualisée. En cas de changement substantiel — nouvelle catégorie de données, nouvelle finalité ou nouveau destinataire — nous vous en informerons par e-mail ou dans le produit avant son entrée en vigueur.

Contact

Pour toute question, demande ou réclamation relative à la confidentialité, écrivez-nous à info@e-maintain.com. Pour l'application mobile e-maintain, écrivez à support@e-maintain.com.